If you want mendaftarkan tipe absen karyawan ke dalam system, Anda harus membuat jenis pengelompokan karyawan berdasarkan tipe absen tersebut terlebih dahulu.
Pendaftaran jenis pengelompokan karyawan berdasarkan tipe absen dapat dibuat dengan Eligibility Profiles pada Menu Absence, dan pendaftaran tipe absen karyawan dapat dibuat dengan Absence Type pada Menu Absence.
Pada bagian ini, Anda dapat mempelajari :
1. Cara membuat Eligibility Profiles.
2. Cara membuat Absence Type.
1. Cara Membuat Eligibility Profiles.
- On the Menu Absence → Select Eligibility Profiles.
- Click the button New untuk mendaftarkan Eligibility Profiles pada menu Absence.
- In part General, isi with the type of Eligibility Profiles you want to display.
| No | Feature | Information |
| 1 | Name | Filled with no Eligibility Profiles. |
| 2 | Description | Filled with description Eligibility Profiles. |
| 3 | Active | • Click Yes, if the Eligibility Profiles type is still active and processed in system. • Click No, if the Eligibility Profiles type is already in place not active, then the Eligibility Profiles type will be automatic lost in another menu. |
- In part Criteria, click the button “Create”, dan lanjutkan dengan mengisi kriteria karyawan yang akan ditentukan tipe absennya.
| No | Feature | Information |
| 1 | Active | • Click Yes, jika detail Eligibility Profile untuk Absence tersebut masih active and processed in system. • Click No, jika detail Eligibility Profile untuk Absence sudah not active, maka data detail Eligibility Profile untuk Absence akan otomatis lost in another menu. |
| 2 | Name | Diisi no Eligibility Profile untuk Absence karyawan. |
| 3 | Marital Status | Filled with details marital status yang akan dimasukkan ke dalam Eligibility Profile. |
| 4 | Age | Filled with details age yang akan dimasukkan ke dalam Eligibility Profile. |
| 5 | Location Group | Filled with details Location Group yang akan dimasukkan ke dalam Eligibility Profile, in the form of LOV. |
| 6 | Job Family | Filled with details Job Family yang akan dimasukkan ke dalam Eligibility Profile, in the form of LOV. |
| 7 | Organization Level | Filled with details Organization Level yang akan dimasukkan ke dalam Eligibility Profile, in the form of LOV. |
| 8 | Position Level | Filled with details Position Level yang akan dimasukkan ke dalam Eligibility Profile, in the form of LOV. |
| 9 | Grade | Filled with details Grade yang akan dimasukkan ke dalam Eligibility Profile, in the form of LOV. |
| 10 | Employment Type | Filled with details Employment Type yang akan dimasukkan ke dalam Eligibility Profile, in the form of LOV. |
| 11 | Gender | Filled with details gender yang akan dimasukkan ke dalam Eligibility Profile, in the form of LOV. |
| 12 | Religion | Filled with details religion yang akan dimasukkan ke dalam Eligibility Profile, in the form of LOV. |
| 13 | Company | Filled with details Company yang akan dimasukkan ke dalam Eligibility Profile, in the form of LOV. |
| 14 | Location | Filled with details Location yang akan dimasukkan ke dalam Eligibility Profile, in the form of LOV. |
| 15 | Job | Filled with details Job yang akan dimasukkan ke dalam Eligibility Profile, in the form of LOV. |
| 16 | Organization | Filled with details Organization yang akan dimasukkan ke dalam Eligibility Profile, in the form of LOV. |
| 17 | Position | Filled with details Position yang akan dimasukkan ke dalam Eligibility Profile, in the form of LOV. |
| 18 | Length of Services | Filled with details minimum working hours Eligible employees are included in the Eligibility Profile, in the form of LOV. |
| 19 | Payroll | Filled with details Payroll yang akan dimasukkan ke dalam Eligibility Profile, in the form of LOV. |
Do save with a click button “Save Changes” pada bagian Criteria terlebih dahulu, then continue by filling in the other complete Eligibility Profiles data.
- If you have entered all the Eligibility Profiles information, then the final step is to do it save with a click button “Submit” at the very bottom of the Eligibility Profiles page.
2. Cara Membuat Absence Type.
- On the Menu Absence → Select Absence Type.
- Click the button New untuk mendaftarkan Absence Type.
- In part General, isi dengan jenis Absence Type yang ingin ditampilkan.
| No | Feature | Information |
| 1 | Name | Filled with no tipe absen. |
| 2 | Description | Filled with description tipe absen. |
| 3 | Category | Filled with kategori tipe absen, contoh: Sakit, Izin, dan lainnya. |
| 4 | Type | Filled with tipe absen, contoh: Cuti Tahunan, Cuti Melahirkan, dan lainnya. |
| 5 | Balance Type | Filled with sisa masa absen, contoh: Bulanan (maka karyawan akan mendapat 1 hak absen di tiap bulannya). |
| 6 | Greeting Template | Diisi dengan memilih tipe Greeting Template yang sudah dibuat berdasarkan tipe absen. |
| 7 | Eligibility Profile | Diisi dengan pengelompokan Eligibility Profile karyawan yang akan mendapatkan hak absen. |
| 8 | Start Period | Awal mula absen tersebut dapat digunakan pertahun. |
| 9 | End Period | Batas akhir absen tersebut dapat digunakan pertahun. |
| 10 | Limit Transaction Per Day | Batas limit penggunaan hak absen berdasarkan periode absen, contoh: 5, maka karyawan hanya dapat hak absen 5 hari di periode tersebut. |
| 11 | Future Date | Diisi dengan ketentuan batas hari karyawan dapat mengajukan absen sebelum absen digunakan. |
| 12 | YOS Multiple Year | Akan diberikan hak absen khusus dan berkelipatan jika masa kerja karyawan melebihi standard berdasarkan Hire Date, contoh: 5, maka tiap 5 tahun karyawan akan mendapat hak absen khusus dan berlaku kelipatan. |
| 13 | Active | • Click Yes, jika jenis absen tersebut masih active and processed in system. • Click No, jika jenis absen tersebut sudah not active, maka jenis absen akan otomatis lost in another menu. |
| 14 | Entitlement | • Click Yes, jika tipe absen berupa total saldo absen yang per-periode atau tahunan. • Click No, jika tipe absen tidak berupa total saldo absen yang per-periode atau tahunan. |
| 15 | Mass Leave | • Click Yes, jika tipe absen termasuk absen karyawan bersama. • Click No, jika tipe absen tidak termasuk absen karyawan bersama. |
| 16 | Calendar | • Click Yes, jika tipe absen dihitung berdasarkan tanggal kalender, bukan tanggal kerja. • Click No, jika tipe absen tidak dihitung berdasarkan tanggal kalender, tetapi tanggal kerja. |
| 17 | Proration | • Click Yes, jika tipe absen disesuaikan Hire Date karyawan di tahun tersebut. Contoh: Karyawan di hire bulan Februari, maka hak absen adalah 11 di tahun tersebut. • Click No, jika tipe absen disesuaikan tidak berdasarkan Hire Date karyawan di tahun tersebut. |
| 18 | Admin Only | • Click Yes, jika tipe absen hanya dapat diakses/diajukan oleh admin, bukan oleh karyawan itu sendiri, contoh: Cuti Haji. • Click No, jika tipe absen dapat diakses/diajukan oleh seluruh user. |
| 19 | Need Attachment | • Click Yes, jika tipe absen perlu melampirkan bukti alasan mengajukan absen. • Click No, jika tipe absen tidak perlu melampirkan bukti alasan mengajukan absen. |
| 20 | Balance Limit | Batas limit penggunaan hak absen di periode tersebut. |
| 21 | Back Date | Diisi dengan ketentuan batas hari karyawan dapat mengajukan absen setelah absen digunakan. |
| 22 | Carry Over Month | Diisi batas awal mula absen tersebut dapat di gunakan, contoh: 3, maka absen mulai dapat digunakan di bulan ke 3. |
| 23 | Occurrence Limit | Batas pengajuan absen per periode, contoh: 1, maka jenis absen tersebut hanya dapat diajukan 1 kali selama masa kerja karyawan. |
- In part Additional Balance, pilih Add lalu lanjutkan dengan mengisi data tambahan absen yang akan ditentukan berdasarkan masa kerja karyawan.
| No | Feature | Information |
| 1 | Active | • Click Yes, jika jenis absen tersebut masih active and processed in system. • Click No, jika jenis absen tersebut sudah not active, maka jenis absen akan otomatis lost in another menu. |
| 2 | Month of Service From | Filled with minimal awal masa kerja karyawan yang akan mendapatkan hak absen khusus berdasarkan Hire Date, contoh: 5, maka jika masa kerja karyawan sudah 5 bulan maka akan mendapat hak absen khusus. |
| 3 | Month of Service To | Filled with batas akhir masa kerja karyawan yang akan mendapatkan hak absen khusus berdasarkan Hire Date. |
| 4 | Additional Balance | Tambahan hak absen pada tipe absen khusus tersebut. |
Do save with a click button “Save Changes” pada masing-masing bagian terlebih dahulu, kemudian lanjutkan dengan mengisi kelengkapan data Absence Type lainnya.
- Jika semua informasi Absence Type sudah Anda masukkan, then the final step is to do it save with a click button “Submit” pada bagian paling bawah halaman Absence Type.
Read Also :
– Cara Memberikan Hak Absen Khusus